Vikey è completamente integrata con il Portale Alloggiati web della Polizia di Stato. In questo modo i documenti degli ospiti vengono inviati automaticamente entro i termini previsti dalla legge

Scopri come attivare l’invio automatico delle schedine al Portale Alloggiati web guardando il nostro video tutorial

Alloggiati web: istruzioni

Tutti i gestori di hotel, agriturismi, B&B e in generale strutture ricettive hanno l’obbligo di inviare alla Questura le schedine alloggiati, ossia le generalità degli ospiti che andranno a soggiornare presso le proprie strutture.

La segnalazione deve essere effettuata entro e non oltre 24 ore dall’arrivo degli ospiti in struttura. In caso di soggiorni molto brevi, inferiori a 24 ore, la segnalazione va effettuata immediatamente all’arrivo degli ospiti.

Una volta ricevute le Credenziali di accesso dalla propria Questura, sarà possibile effettuare le comunicazioni giornaliere obbligatorie tramite il Portale.

Fino a pochi anni fa la procedura di segnalazione alla Polizia di Stato avveniva tramite una scheda cartacea. Ora è possibile fare tutto online, a questo link.

Questo obbligo si va ad aggiungere alle numerose incombenze burocratiche richieste agli host.

Inserimento schedine alloggiati

Fino ad oggi, grazie alla piattaforma MyVikey avevi già la possibilità di semplificare e velocizzare tale procedura, richiedendo agli ospiti i documenti già nel formato compatibile con quello del Portale Alloggiati.

Successivamente, potevi scaricare dalla piattaforma MyVikey un unico file con tutti i dati degli ospiti, da caricare poi sul Portale Alloggiati usando la modalità di registrazione denominata “Invio File”. Ciò ti consentiva di non dover inserire ogni volta manualmente le singole schedine all’arrivo degli ospiti e di risparmiare tantissimo tempo.

Da oggi avrai una nuova e importante funzionalità sulla tua piattaforma MyVikey: la possibilità di AUTOMATIZZARE l’invio delle schedine e far sì che Vikey si occupi di tutto al posto tuo.

Vikey invierà DIRETTAMENTE i documenti dei tuoi ospiti, che avrai precedentemente verificato, al sistema alloggiati della Polizia.

Come inviare in automatico le schedine al Portale Alloggiati Web

Per automatizzare l’invio dei documenti ti basterà accedere a MyVikey, andare alla sezione “Portale Alloggiati” e aggiungere il tuo account.

Dopo di ché dovrai collegare il tuo account all’appartamento: clicca su “Associa appartamenti” e inserisci Account e ID.

A questo punto, se vuoi usufruire dell’invio automatico, collega il tuo account nella sezione “Caricamento automatico”. Vikey invierà automaticamente i documenti entro i termini imposti dalla legge.

Vantaggi dell’invio automatico con Vikey

  • Dal portale Vikey puoi anche scaricare le ricevute del Portale Alloggiati, ossia i file che attestano il numero di schedine correttamente trasmesse in un dato giorno.
  • Avrai a disposizione le ricevute per 5 anni, non scadranno infatti dopo un mese come avviene adesso sul sito della Questura. Ciò semplifica ancora di più il tuo lavoro di host poiché per legge sei tenuto a conservare le ricevute digitali proprio per 5 anni.
  • Inoltre, dal portale gestionale avrai la possibilità, in qualsiasi momento, di scaricare il file txt con i dati degli ospiti.

Cosa potrebbe succedere senza Vikey?

Senza l’invio automatico di Vikey avresti dovuto:

  • Registrare manualmente i dati degli ospiti
  • Ricordarti di inviare ogni giorno i dati alle autorità competenti
  • Perdere molto tempo in caso dell’arrivo di gruppi

Cosa puoi fare con Vikey?

Vikey ti permette di gestire da un’unica piattaforma (accessibile anche da mobile) tutti gli aspetti del check-in per case vacanze, hotel, B&B in maniera automatizzata e veloce.

Dall’ apertura di ingresso principale e porta, alla burocrazia come l’invio automatico dei documenti degli ospiti al Portale Alloggiati, la firma del contratto, i pagamenti (anche la tassa di soggiorno). 

Inoltre, in fase di check-in e per tutta la durata del soggiorno, puoi proporre agli ospiti l’acquisto di servizi extra ed esperienze per fare up – selling.

Il nostro portale gestionale è integrato con i principali PMS, Channel Manager e OTA tra cui:

Booking.com, Guesty, Octorate, Beds24.com, Smoobu, AvaiBook e Wubook.

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One comment

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  1. Reply

    Buonasera,
    Sono un co-host che gestisce alcuni appartamenti di singoli proprietari. Vorrei attivare la funzionale web check-in per ciascun appartamento.

    È possibile? Perché ciascun immobile è gestito da account differenti sul portale alloggiati.

    Quindi vorrei capire se tramite unico account vkey potrei collegare più account alloggiati.

    Grazie in anticipo, Guido Bucci.

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